Come creare template per messaggi automatici efficaci con Ciaobooking

I template automatici sono uno strumento potente che permette di standardizzare e automatizzare la comunicazione con i tuoi ospiti.

L’automazione della messaggistica sta rivoluzionando la gestione delle comunicazioni anche nel settore dell'ospitalità. I template preimpostati sono una risorsa preziosa per gli host, in quanto permettono di risparmiare fino al 70% del tempo necessario alla gestione delle comunicazioni con gli ospiti: invece di scrivere ed inviare manualmente ogni singolo messaggio di conferma, check-in o check-out, gli host possono impostare messaggi automatizzati ed inviare tutte le comunicazioni necessarie in pochi click.

Grazie ai messaggi automatici, è possibile fornire agli ospiti tutte le informazioni necessarie, dal momento della prenotazione fino al termine del soggiorno, mantenendo un alto livello di professionalità e coerenza, e riducendo drasticamente il rischio di errori.

In questo articolo vedremo perché l'uso di template automatici è ormai essenziale per la gestione dei tuoi alloggi e come creare modelli di messaggistica efficaci per le diverse fasi del soggiorno degli ospiti.

Perché preimpostare dei messaggi automatici

Nel settore dell'ospitalità, impostare strategicamente dei template per i messaggi automatici rappresenta un passaggio fondamentale per semplificare le operazioni quotidiane e migliorare la qualità del nostro servizio.

Di seguito elenchiamo alcuni dei principali vantaggi dell’utilizzo di template per i messaggi automatici:

1. Risparmio di tempo: l'uso di template automatizzati consente di risparmiare fino al 70% del tempo speso nella gestione della comunicazione con gli ospiti, eliminando la necessità di rispondere manualmente a ogni singolo messaggio.
2. Comunicazione coerente e professionale: i template preimpostati garantiscono che ogni ospite riceva messaggi accurati e personalizzati. Grazie a variabili dinamiche, è possibile automatizzare i messaggi mantenendo comunque un tocco personale.
3. Miglioramento dell’esperienza generale dell’ospite: l’automazione permette agli host di fornire risposte tempestive e pertinenti, fattore che può aumentare la soddisfazione degli ospiti fino al 15%. Ricevere informazioni essenziali subito dopo la prenotazione aumenta inoltre la fiducia del nostri clienti.
4. Gestione efficace nei periodi di picco: nei momenti di altissima stagione, i messaggi preimpostati permettono agli host di mantenere lo stesso livello di qualità senza sovraccaricare il team operativo.

In definitiva, l'automazione dei messaggi contribuisce a migliorare la customer journey eliminando il rischio d’errore e rendendo ogni interazione con gli ospiti fluida e professionale, oltre a permettere agli host di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto, senza compromettere la qualità del servizio.

Best Practices per la Creazione di Template Efficaci

Creare template di messaggi automatici efficaci richiede attenzione sia alla forma che alla sostanza, per garantire che ogni comunicazione risulti professionale e utile per l'ospite. Di seguito alcune best practices da considerare nella progettazione dei tuoi messaggi preimpostati.

1. Chiarezza e brevità: quando si crea un template, messaggi troppo lunghi o confusi possono causare frustrazione o essere totalmente ignorati dai destinatari. È importante che ogni messaggio abbia un obiettivo chiaro, con informazioni essenziali ben strutturate e facili da leggere. Un layout lineare con spazi tra i paragrafi e punti elenco può aiutare a migliorare la leggibilità, specialmente su dispositivi mobili. Evita l'uso di linguaggio tecnico o troppo formale, che potrebbe non essere comprensibile a tutti gli ospiti.
2. Personalizzazione: un messaggio, anche se automatizzato, non dovrebbe però risultare freddo o impersonale. Utilizzare le variabili dinamiche (come il nome dell'ospite, le date del soggiorno, la tipologia di camera, o altri dettagli relativi alla prenotazione) può dare un tocco personale alla comunicazione, facendo breccia nel cuore dell’ospite.

Esempio: Invece di “Gentile ospite”, usa “Gentile ”

Trovi maggiori informazioni sull’utilizzo dei campi dinamici qui: I campi dinamici

3. Tono del messaggio: il tono del messaggio deve rispecchiare lo stile e l’immagine del brand della tua struttura.
4. Tempistica: la tempistica è fondamentale per migliorare l'esperienza complessiva del cliente. Inviare il giusto messaggio al momento giusto assicura che il tuo ospite riceva informazioni pertinenti senza sentirsi sopraffatto da troppi messaggi.

Esempio di tempistica efficace:
Conferma prenotazione: Subito dopo la prenotazione.
Messaggio di benvenuto: 1-2 giorni prima dell'arrivo.
Promemoria per il check-out: La sera prima della partenza.
Richiesta di recensione: 1-2 giorni dopo il soggiorno.

5. Differenziazione tra i canali: i template devono essere adattati ai diversi canali attraverso cui vengono inviati. Ad esempio, un messaggio inviato tramite una piattaforma OTA come Booking.com può richiedere un formato diverso rispetto a un messaggio inviato direttamente via email o SMS.

Per Booking.com ad esempio ricordiamoci che i messaggi perdono di formattazione, pertanto sarà importante utilizzare degli escamotage – come ad esempio l’uso di emoji come elenco puntato per attirare l’attenzione su informazioni specifiche – al fine di rendere comunque chiara la comunicazione.

Assicurati quindi di testare i tuoi template su diversi dispositivi e piattaforme per verificare che il formato e la visualizzazione siano ottimali ovunque.

Seguendo queste best practices, potrai creare template che non solo semplificano la tua operatività, ma che migliorano significativamente l'esperienza degli ospiti, garantendo comunicazioni fluide, senza intoppi.

Tipologie generali di template per i tuoi alloggi

Quando si tratta di automatizzare le comunicazioni per i tuoi alloggi, è fondamentale conoscere le diverse tipologie di template che puoi utilizzare per gestire il flusso di comunicazione in modo efficiente.

Ecco le principali tipologie di template che dovresti implementare:

1. Messaggi di Conferma: questi template vengono inviati subito dopo la prenotazione e forniscono una conferma ufficiale all'ospite, includendo tutti i dettagli della prenotazione effettuata.
2. Messaggi di Benvenuto (o pre-soggiorno): vengono inviati a pochi giorni dall’arrivo ed accolgono gli ospiti offrendo informazioni utili su come raggiungere la struttura, i servizi disponibili e i contatti per eventuali domande. Sono anche un’ottima occasione per procedere all’upselling proponendo servizi aggiuntivi rispetto a quanto già prenotato.

All’interno di questa categoria contiamo anche i messaggi che forniscono istruzioni per il check-in: questi messaggi forniscono dettagli pratici sul processo di check-in, come gli orari, eventuali codici d’accesso per un self check-in e informazioni necessarie per un arrivo senza problemi.

4. Messaggi durante il Soggiorno: durante il soggiorno, è utile inviare messaggi che offrano consigli su attività locali, suggerimenti su ristoranti della zona e informazioni su eventuali manifestazioni o eventi in corso. Questo aiuta a migliorare l’esperienza degli ospiti e a farli sentire più coinvolti.
5. Promemoria per il check-out: questi template vengono inviati il giorno prima della partenza e forniscono istruzioni su come effettuare il check-out, informazioni su eventuali spese aggiuntive/extra consumati e la richiesta di feedback sull'esperienza.
6. Messaggi di Follow-up e richiesta di recensione: questi messaggi vengono inviati dopo il soggiorno per ringraziare gli ospiti e chiedere un feedback sull'esperienza avuta. Possono includere un link per lasciare una recensione su piattaforme come Google o TripAdvisor.

Guida Step-by-Step per la Creazione del tuo primo Template

Ora che hai compreso un po’ meglio come dovrebbe essere un template efficace e l’effettiva importanza di questo tipo di comunicazione, passiamo a una guida pratica su come realizzare tecnicamente il tuo primo template da automatizzare con Ciaobooking.

Segui questi passaggi:

1. Accedi al Pannello di Controllo: Fai il login nel tuo account Ciaobooking e vai alla sezione “Template Automatici”.
2. Scegli il Tipo di Messaggio: Decidi che tipo di template vuoi creare (es. conferma prenotazione, messaggio di benvenuto, istruzioni per il check-in, ecc.).
3. Seleziona un Modello Predefinito: Puoi scegliere tra vari modelli predefiniti che mettiamo a tua disposizione direttamente all’interno di Ciaobooking, che possono essere ulteriormente personalizzati.
4. Compila i Campi Dinamici: Aggiungi le variabili dinamiche nei punti appropriati del messaggio per personalizzarlo.
5. Scrivi il Contenuto: Segui le best practices precedentemente delineate per scrivere il contenuto del tuo messaggio. Assicurati che sia chiaro, conciso e pertinente.
6. Salva e Testa: Una volta completato, salva il tuo template e invialo a te stesso come test. Controlla se tutto è formattato correttamente e se il messaggio ha il giusto tono.
7. Pubblica il Template: Quando sei soddisfatto del risultato, pubblica il template per iniziare a utilizzarlo nelle tue comunicazioni con gli ospiti.

Seguendo questa guida, avrai tutte le informazioni necessarie per creare template di messaggi automatici efficaci e personalizzati, pronti a migliorare la tua operatività e l'esperienza dei tuoi ospiti. Trovi maggiori dettagli operativi qui: https://docs.ciaobooking.com/it/template-automatici/creazione.html

Esempi di Template di Messaggi Automatici

In questa sezione, esploreremo alcuni esempi concreti di template di messaggi automatici che puoi utilizzare per migliorare la comunicazione con i tuoi ospiti. Ogni esempio include il contesto in cui viene utilizzato il messaggio e l’obiettivo specifico, oltre a suggerimenti per una personalizzazione ulteriore.

Esempio 1 - Conferma di Prenotazione

Contesto: Questo messaggio viene inviato subito dopo che un ospite ha completato una prenotazione.

Obiettivo: L’obiettivo principale è confermare ufficialmente la prenotazione, fornendo all’ospite tutte le informazioni necessarie riguardo al soggiorno.

Template:

Gentile {{client_full_name}}, 

Per confermare la tua prenotazione, ti preghiamo di effettuare un bonifico bancario di {{reservation_deposit}} {{reservation_currency}}. 

Le informazioni per il bonifico sono: 
- Nome della banca: [Nome della banca]
- IBAN: [Numero IBAN]
- BIC/SWIFT: [Codice BIC/SWIFT]
- Causale: Prenotazione {{reservation_res_id}} per il soggiorno dal {{reservation_start_date}}.

Grazie, 
{{property_name}}

Trovi tutti i dettagli tecnici qui: https://docs.ciaobooking.com/it/template-automatici/esempi/01.html

Esempio 2 - Messaggio Pre-soggiorno

Contesto: Questo messaggio viene inviato 1-2 giorni prima dell'arrivo dell'ospite.

Obiettivo: L’obiettivo è accogliere l'ospite e fornire informazioni utili su come raggiungere la struttura e i servizi disponibili.

Template:

Gentile {{client_full_name}}, 

Confermiamo che il tuo self check-in è stato completato con successo. Ti auguriamo un piacevole soggiorno.

Cordiali saluti, 
{{property_name}}

Suggerimenti per la Personalizzazione:
Includi raccomandazioni su ristoranti o attrazioni locali.
Offri un upsell per servizi aggiuntivi, come tour o trasporti.

Trovi tutti i dettagli tecnici qui: https://docs.ciaobooking.com/it/template-automatici/esempi/07.html

Esempio 3 - Richiesta di Recensione

Contesto: Questo messaggio viene inviato 1-2 giorni dopo la partenza dell'ospite. È un momento strategico per chiedere un feedback, poiché l'esperienza è ancora fresca nella memoria dell'ospite.

Obiettivo: Incoraggiare l'ospite a lasciare una recensione sulla propria esperienza, aumentando la visibilità della struttura e contribuendo a costruire una reputazione online positiva.

Template:

Gentile {{client_full_name}},

Speriamo che tu abbia trascorso un soggiorno piacevole presso {{property_name}}. Ci piacerebbe molto sentire il tuo feedback. Puoi lasciare una recensione su [nome della piattaforma di recensioni] tramite questo link: [inserisci un link di google my business per esempio]

Grazie per aver scelto di soggiornare con noi e speriamo di vederti di nuovo presto.

Cordiali saluti,
{{property_name}}

Suggerimenti per la Personalizzazione:

• Se gli ospiti hanno menzionato particolari aspetti della loro esperienza, come un'attività che hanno apprezzato, puoi includere un riferimento a questo: "Ci piacerebbe sapere se hai trovato utili i consigli sui ristoranti locali!"
• Se appropriato, potresti offrire uno sconto sul prossimo soggiorno in cambio della recensione: "Come ringraziamento per la tua recensione, ti offriamo uno sconto del 10% sul tuo prossimo soggiorno!"
• Se l’ospite ha avuto qualche problema durante il soggiorno, puoi chiedere di contattarti direttamente per risolvere eventuali insoddisfazioni, mostrando un’attenzione personale: "Se c'è stato qualcosa che non ha soddisfatto le tue aspettative, ti preghiamo di contattarci direttamente. Vogliamo assicurarci che tu abbia avuto un'esperienza positiva."

Trovi tutti i dettagli tecnici qui:
https://docs.ciaobooking.com/it/template-automatici/esempi/04.html

Questi esempi di template ti forniscono una base per la creazione di messaggi automatici, ricorda di adattarli allo stile dei tuoi alloggi e alle esigenze specifiche della tua struttura per massimizzare l'impatto!

Conclusioni

In un settore in continua evoluzione come quello dell'ospitalità, l'efficienza e la professionalità nella comunicazione con gli ospiti sono fondamentali. Creare template per i
messaggi automatici non solo semplifica la gestione delle comunicazioni, ma migliora anche l'esperienza complessiva degli ospiti, rendendoli più soddisfatti e propensi a lasciare recensioni positive.

Con Ciaobooking, hai a disposizione uno strumento potente e intuitivo per creare template personalizzati che si adattano perfettamente alle tue esigenze: automatizza i tuoi messaggi e risparmia tempo prezioso, mantenendo alta la qualità del servizio.

Se ancora non utilizzi Ciaobooking e sei interessato a scoprire come i template di messaggi automatici possono trasformare la tua attività, prenota una demo gratuita oggi stesso. Siamo qui per aiutarti a migliorare la tua operatività e a garantire un’esperienza indimenticabile ai tuoi ospiti!