Migliora l'esperienza degli ospiti automatizzando la messaggistica per i tuoi alloggi

Ottimizza la tua comunicazione con gli ospiti grazie alla messaggistica automatizzata di CiaoBooking

Una pronta ed efficace comunicazione con gli ospiti dei tuoi alloggi turistici è uno dei fattori chiave per garantire il successo della tua attività nel settore degli affitti brevi: avere un sistema di messaggistica coerente, strategico e professionale è fondamentale per assicurare la soddisfazione del cliente e migliorare la sua esperienza di soggiorno, oltre a migliorare la sua percezione nei tuoi confronti come host.

Lo sappiamo, gestire manualmente tutta la comunicazione – dal momento della richiesta di informazioni, fino ai giorni successivi il check-out – può diventare faticoso ed essere soggetto a errori o ritardi nelle risposte, specialmente quando il numero di prenotazioni aumenta o in momenti più concitati della stagione.

L'automazione della messaggistica si rivela in questo caso uno strumento indispensabile per ogni host che voglia dedicarsi al meglio alla propria attività.

Comunica in maniera efficace

Quali sono le caratteristiche che dovrà avere la tua comunicazione per essere davvero efficace? In che modo dovrai comunicare online con il tuo cliente o potenziale tale per assicurarne il massimo grado di soddisfazione?

1. Sii coerente
2. Organizza la tua comunicazione a livello temporale: il tempismo é fondamentale in tutte le fasi dell'esperienza del tuo cliente
3. Rispondi tempestivamente
4. Sii sempre disponibile
5. Fornisci tutte le informazioni necessarie

L'obiettivo è quello di non dimenticare nulla e fornire un'assistenza impeccabile. Per fare questo, puoi creare modelli di e-mail e messaggi basati su diversi trigger, adottando quindi una comunicazione automatizzata.

La messaggistica automatizzata e i suoi vantaggi

La prima impressione conta, e nel settore turistico, spesso è proprio da uno scambio di messaggi o e-mail che si posano le fondamenta che andranno a costruire un rapporto di fiducia tra host e ospite e a far sì che il soggiorno si possa svolgere al meglio.

L'automatizzazione della messaggistica si basa sull'invio programmato di messaggi predefiniti, attivati da eventi specifici. Utilizzando una piattaforma come CiaoBooking, gli host possono impostare comunicazioni automatizzate che vengono inviate al verificarsi di azioni predeterminate o secondo tempistiche prestabilite. Il sistema garantisce che gli ospiti ricevano sempre le informazioni giuste al momento giusto, senza richiedere l'intervento manuale.

Un'obiezione comune quando si parla di messaggistica automatizzata è che questa possa rendere la comunicazione fredda e impersonale, ma l'automazione ben strutturata non deve sacrificare il tocco umano. Pur automatizzando la comunicazione, è possibile mantenere un livello elevato di personalizzazione che riflette la cura e l'attenzione dell'host, grazie all'inserimento di risposte dinamiche basate sui dati degli ospiti o sul tipo di alloggio prenotato, rendendo l'esperienza totalmente su misura.
L'automazione permette quindi di risparmiare tempo e risorse, liberando l'host dalla necessità di gestire manualmente ogni singola interazione. Questo gli consente di concentrarsi maggiormente su attività strategiche o di customer care.

Un altro grande vantaggio dell'automatizzazione è la riduzione dell'errore umano: automatizzando i messaggi, si evita di dimenticare e-mail con dettagli importanti, o di inviare informazioni inesatte, migliorando la qualità e l'accuratezza della comunicazione.

Questo contribuisce naturalmente ad aumentare la percezione di professionalità e affidabilità da parte dell'ospite: ricevere messaggi puntuali e ben strutturati trasmette un'immagine di cura e attenzione, fondamentale per instaurare fiducia e migliorare l'esperienza complessiva.

L'automazione permette inoltre una comunicazione tempestiva, dando quindi un senso di rassicurazione: se avrò bisogno di lui, l'host ci sarà. Questo naturalmente contribuisce ad aumentare il tasso di conversione e migliora la reputazione nelle recensioni online e nel passaparola.
Secondo uno studio condotto da Airbnb infatti, gli host che rispondono entro un'ora dalla prima richiesta di informazioni hanno il 50% di probabilità in più di ricevere una prenotazione rispetto a quelli che rispondono ad esempio dopo 24 ore.

Dal momento della prenotazione fino al check-out, una gestione accurata della comunicazione – rispondere rapidamente alle domande, fornire dettagli utili prima dell'arrivo, inviare messaggi di follow-up dopo il soggiorno – permette quindi di migliorare l'esperienza complessiva degli ospiti dei tuoi alloggi, rinforzando fiducia e soddisfazione nei tuoi confronti.

Quando adottare l'automazione nel settore degli affitti brevi

L'automazione della messaggistica è uno strumento versatile che può essere implementato in praticamente ogni fase del soggiorno degli ospiti, semplificandone la gestione e migliorandone l'esperienza complessiva. Va ad onor del vero sottolineato che ci sono situazioni in cui una maggiore personalizzazione è d'obbligo: come nel caso di richieste specifiche o nella gestione di reclami e lamentele, che necessitano ovviamente dell'intervento diretto dell'host. È sempre e comunque importante che l'ospite abbia l'impressione di essere preso personalmente in considerazione.
Detto questo, per quanto riguarda la gestione logistica e la condivisione di informazioni generali, l'automazione può offrire un grande valore aggiunto. Ecco alcune delle situazioni in cui l'automazione può risultare particolarmente utile:

• Conferma di prenotazione
• Pre-stay (comunicazioni pre-soggiorno): messaggi di benvenuto, dettagli su come raggiungere la struttura,...
• Istruzioni dettagliate sul check-in (come eventuali codici d'accesso o informazioni specifiche sugli orari d'apertura della reception, contatti dell'host,...)
• Durante il soggiorno per esempio per consigli su cosa fare nella zona, promozioni speciali o risposte alle domande più frequenti.
• Post-stay (comunicazione dopo il soggiorno): ad esempio un messaggio di ringraziamento, l'invito all'ospite a lasciare una recensione o la richiesta di un feedback personale,...

L'automazione aiuta quindi a ridurre il carico di lavoro dell'host e assicura una risposta pronta e precisa nelle situazioni più routinarie. Un equilibrio intelligente tra automazione e personalizzazione può realmente fare la differenza, garantendo un'esperienza impeccabile sotto tutti i punti di vista.

Cose da non fare quando si utilizza la messaggistica automatica

Oltre ad evitare di gestire tutti quei momenti in cui l'ospite ha effettivamente bisogno di un contatto umano, possiamo riassumere come segue le cose da non fare nell'utilizzo della messaggistica automatizzata:

• Evita di bombardare gli ospiti con troppe informazioni contemporaneamente
• Non complicare eccessivamente le comunicazioni, piuttosto organizza i messaggi in un formato comprensibile e dai la priorità a ciò che ti viene domandato abitualmente
• Non lasciare i tuoi ospiti in attesa di risposta, soprattutto se stanno affrontando situazioni problematiche
• Fai tesoro dei feedback

Come funziona l'automazione della messaggistica su Ciaobooking

CiaoBooking offre una suite di strumenti avanzati per automatizzare le comunicazioni, facilitando la gestione quotidiana della tua attività di affitti brevi.

La piattaforma nella sezione proprietà > Template messaggi consente di creare template personalizzabili e di attivare l'invio automatico in base a diverse condizioni, come la conferma di prenotazione o l'avvicinarsi della data di check-in. La piattaforma permette di integrare messaggi pre-, post- e durante il soggiorno, assicurando che nessun dettaglio importante venga trascurato.
La gestione di tutte queste comunicazioni avviene tramite un'unica dashboard, che permette agli host di attivare o disattivare le singole comunicazioni.

I messaggi degli Ospiti si possono poi monitorare e gestire dal pannello “Messaggi” all'interno delle singole prenotazioni. Lì troverai le comunicazioni che invii e ricevi tramite CiaoBooking, ma grazie alla funzione di channel manager, anche quelle provenienti dalle principali OTA, come Booking.com e Airbnb senza la necessità di fare login in piattaforma ogni volta.
Questo rende la gestione centralizzata, semplice ed efficiente, risparmiando tempo e riducendo il rischio di errore.

In conclusione

L'automatizzazione della messaggistica consente agli host di migliorare l'esperienza degli ospiti, ottimizzare le proprie operazioni e mantenere un livello di servizio professionale. La possibilità di automatizzare messaggi chiave in diverse fasi del soggiorno elimina lo stress legato alla gestione manuale della comunicazione, aumentando la soddisfazione degli ospiti e riducendo gli errori.

Vuoi scoprire come la messaggistica automatica può trasformare la gestione dei tuoi affitti brevi? Prenota una demo con CiaoBooking e scopri tutti gli strumenti del nostro PMS per migliorare la tua efficienza operativa e offrire un servizio impeccabile ai tuoi ospiti.